Le GrandPalaisRmn recherche pour la Direction des Evénements du Grand Palais :
Un responsable du service administratif, des affaires générales et des concessions (F/H) en CDD dès à présent pour une durée initiale de 6 mois
La Direction des événements et des visiteurs du Grand Palais (DEGP) a pour mission de valoriser, notamment en les commercialisant, les espaces du Grand Palais en cohérence avec l'ambition culturelle de l'établissement, de garantir le bon déroulement des activités qui y sont organisées, de s'assurer de l'accueil optimal de l'ensemble des visiteurs et de faire du Grand Palais un lieu de vie.
Le service administratif, des affaires générales et des concessions est en charge de la rédaction des conventions d'occupation temporaires au sein du Grand Palais et de la facturation de l'ensemble des sommes dues à ce titre (redevance, frais techniques, dépôts de garantie, dégradations…). Il pilote administrativement l'ensemble des prestataires de la direction et se charge de la passation de l'ensemble des commandes associées. Le service encadre également l'ensemble des concessions délivrées au sein du Grand Palais.
Il assure un rôle d'interface de la direction avec le service administratif de la Direction du Patrimoine Immobilier et Sécurité mais aussi auprès des autres directions de l'établissement utilisatrices du Grand Palais ou d'Universcience. Il est également l'interlocuteur et l'interface privilégiée de la Direction administrative, financière et des acquisitions du GrandPalaisRmn.
Ce service se structure en deux pôles : un pôle en charge des prestations techniques et du fonctionnement de la DEVGP et un pôle en charge de la contractualisation.
La/Le responsable du service administratif, des affaires générales et des concessions, sous l'autorité hiérarchique de la Directrice des événements du Grand Palais et en lien étroit avec le Directeur administratif financier et des acquisitions assurera la gestion et le suivi des aspects administratifs des événements organisés par la DEGP : Encadrement du service, conformité des procédures mises en place, préparation du contrat pour les dossiers spécifiques, facturation et suivi des règlements. Il travaille de façon rapprochée avec les autres services de la DEGP et est en contact régulier avec la clientèle événementielle. Il ou elle est garant du bon fonctionnement du service.
ENCADRER LE SERVICE ET CONTRIBUER A L’OPTIMISATION DES PROCESS ET DE SON ORGANISATION
Réaliser un diagnostic des processus existants et formuler des recommandations en vue d’une organisation optimisée du service, tout en contribuant activement à sa structuration,
Être le ou la référent(e) du service auprès de la directrice et des autres directions et assurer l’encadrement hiérarchique et fonctionnel de l’équipe,
Mettre en place des outils de reporting permettant d’assurer le suivi administratif,
Piloter l’organisation quotidienne du service et adapter les ressources en fonction des pics d’activité.
COORDONNER LA PRODUCTION CONTRACTUELLE
Encadrer la production de COT de manière à garantir la cohérence de traitement de chaque occupant du Grand Palais,
Produire les COT uniquement sur des dossiers particuliers, grands comptes (Chanel, expositions hybrides) et proposer des adaptations pour la rédaction de certaines clauses en accord avec le service juridique,
Piloter et assurer la mise à jour des documents types (conventions, contrats de réservations…) pour l’activité du service,
Mettre à jour les annexes techniques contractuelles en lien avec les équipes de la coordination événementielle.
ASSURER LE SUIVI FINANCIER DES EVENEMENTS
Assurer le suivi centralisé des facturations, en veillant à leur cohérence et au respect des échéances d’encaissement (redevances de location, frais d’entrée des lieux, remise en état, frais techniques, dépôts de garantie et dégradations liées aux événements dans le cadre des privatisations et locations d’espaces), en coordination avec la SDAF et l’Agence comptable, ainsi que la gestion des litiges clients,
S’assurer de la réception des PV d’huissier et de leur envoi au client par l’équipe administrative, en vue de la facturation des éventuelles dégradations.
CONTRIBUER A L'OPTIMISATION FINANCIERE DE LA DIRECTION
Participer à la définition de la politique tarifaire des locations d’espaces, notamment dans la mise en place des forfaits techniques par type d’événement,
Réaliser des simulations budgétaires, des dispositifs d’exploitation, dans le cadre d’événements ou expositions accueillis au sein du Grand Palais, en y intégrant les pôles opérationnels de la DEGP,
Assurer et mettre en œuvre un suivi budgétaire mensuel avec la SDAF et les projections des recettes pour l’année en cours et sur les 2 années à venir,
Proposer et faire arbitrer à la Directrice les ajustements nécessaires tant en recettes qu’en dépenses, afin de veiller au respect de la contribution financière de la DEGP à la trajectoire de l’établissement.
PARTICIPATION A DES DOSSIERS OU PROJETS SPECIFIQUES DU SERVICE, LE CAS ECHEANT
Participation à la rédaction de cahier des charges ou de procédures diverses nécessaires aux référencements ou labélisations de prestataires, contribution au processus de choix de prestataires, notamment et mise en place des outils de suivi et de reporting,
S’assurer du suivi des déclarations de chiffre d’affaires des intervenants externes par l’équipe administrative tels que les traiteurs labellisés par exemple, facturation des redevances dues…
Concessionnaires : suivre les contrats, réalisation d’avenants si nécessaire, accompagnement des concessionnaires dans leurs besoins liés au fonctionnement et suivi du CA, mise en place de rdv mensuel.
De formation Bac+5 en gestion administrative ou comptabilité et gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans à un poste similaire. Vous êtes reconnu-e pour vos qualités managériales et avez encadré une équipe de manière avérée (travail collaboratif et en transversalité).
Vous disposez des connaissances budgétaires, comptables et juridiques de base nécessaires à l’exercice du poste. Vous connaissez le fonctionnement de l’activité événementielle et comprenez le rôle des différents acteurs.
Vous savez rédiger de façon claire, précise et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes un écrit tel que contrat, courrier, et mail. Vous savez concevoir et élaborer à l’aide des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel, P.P.T) des tableaux, schémas, graphiques, synthèses permettant un suivi dans le temps de données. Vous êtes en capacité de présenter de façon argumentée un diagnostic, un projet, une solution et d’apporter une contribution de qualité dans le cadre d’une réunion, d’un groupe de travail.
Vous savez coordonner ou vous coordonner avec des tiers pour produire un travail de qualité et organiser votre travail en travail en fonction de l’ordonnancement des tâches à effectuer, des priorités, aléas et contraintes extérieures. Vous êtes une personne reconnue pour votre autonomie et rigueur dans la gestion de vos dossiers et votre capacité à prendre des décisions. Vous savez établir des relations professionnelles de qualité avec les clients et les interlocuteurs internes.
Vous savez utiliser de façon optimale les outils bureautiques classiques (Word, Excel, PPT..), les fonctionnalités d’un progiciel de gestion (type Sage X3) et idéalement un outil de gestion et planification des espaces.
Caractéristiques du poste :
Cadre au forfait jour
Poste éligible au télétravail
Votre candidature : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales