Le GrandPalaisRmn recrute pour les espaces commerciaux du Grand Palais :
Un assistant gestion d'activité (F/H) retail en contrat à durée déterminée jusqu'au 30 novembre 2027
Le Pôle des boutiques du Grand Palais regroupe les espaces commerciaux du Grand Palais ouverts à l'année ; librairies - boutiques Place centrale, Champs Elysées, et Seine ainsi que des points de ventes temporaires implantés en entrée sortie des galeries Sud, sous la NEF, au salon d'honneur ou au Palais de la découverte lors d'expositions ou de manifestations Grand-public.
L'assistant de gestion d'activité retail (F/H), de par sa connaissance des interlocuteurs et des circuits internes et externes, assiste le chef de service sur le plan administratif et commercial, assure la coordination et le suivi des plannings et effectue une partie du suivi administratif du personnel. Elle/Il pourra être appelé à soutenir les activités de vente et de caisse en fonction des périodes d'affluence.
ASSURER LE SECRETARIAT ET ASSISTER LE CHEF DE SERVICE
Organiser et prendre en charge l’envoi et l’arrivée des courriers
Prendre en charge les appels téléphoniques, la prise de messages, le premier accueil des correspondants en traitant la demande ou en renvoyant vers l’interlocuteur approprié
Gérer des agendas et organiser les rendez-vous et les réunions
Préparer les dossiers avant les rendez-vous ou les réunions en récoltant les informations nécessaires
Rédiger et mettre en forme différents types de documents (comptes rendus, courriers, rapports…)
Veiller à la bonne circulation des informations (AVP, compte rendus DP…)
Maintenir un classement fiable de l’ensemble des documents
PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE
Etablir des devis et des factures
Mettre en œuvre et suivre les interventions des prestataires internes et externes pour les problèmes de maintenance
PLANIFICATION DES EQUIPES COMMERCIALES ET GESTION DES EFFECTIFS
Élaborer et actualiser les plannings des équipes de vente en lien avec les managers
Anticiper les besoins en renfort et organiser la répartition des vendeurs et caissiers en CDD entre les différents espaces de vente
Adapter les plannings aux absences et aux besoins quotidiens des boutiques.
Informer les salariés des changements d’horaires et d’affectation
Assurer la coordination avec les responsables de secteur, le responsable de site et les ressources humaines pour garantir la bonne organisation des équipes.
Vérifier les demandes de remboursement des salariés et en assurer le suivi jusqu’à leur validation
EFFECTUER UNE PARTIE DU SUIVI ADMINISTRATIF DU PERSONNEL
Réceptionner et traiter les arrêts maladie dans le respect des procédures établies : inscription au planning général, envoi à la DRH, alerte si procédures non suivies,
Suivre et mettre en œuvre les visites de reprise après arrêt maladie en relation avec le service de santé au travail,
Accueillir les personnels CDD en coordination avec les responsables de secteur : organisation du parcours d’intégration (formations, badge, vestiaire…)
Distribuer et collecter les documents administratifs concernant les salariés.
Transmission à la DRH des variables de paye concernant les dimanches et les jours fériés.
ASSURER LA VENTE ET L'ACCUEIL DES CLIENTS
Accueillir, conseiller et accompagner les visiteurs et les clients tout au long de leur parcours d’achat.
Présenter les produits, proposer des ventes complémentaires et faire connaître les services et offres commerciales.
Réaliser les encaissements, assurer la clôture de caisse et respecter les procédures en vigueur.
Veiller à la bonne présentation des produits et à l’approvisionnement des espaces situés près des caisses.
Répondre aux réclamations courantes et orienter les clients si nécessaire.
Participer à la prévention des pertes, aux inventaires et aux opérations commerciales ponctuelle
De formation Bac+2 en gestion, assistanat ou domaine équivalent, vous justifiez d’une expérience de 3 ans minimum en assistanat de gestion ou en coordination d’équipes, idéalement dans un environnement commercial. Vous disposez également d’une expérience en vente et en accueil client, qui vous permet de bien comprendre les enjeux opérationnels d’un point de vente et les exigences de la relation client.
Vous maîtrisez la gestion des plannings, la prise en compte des absences et le suivi des temps de travail. Vous savez organiser les ressources en fonction de l’activité commerciale, anticiper les besoins en personnel et adapter les plannings aux imprévus et aux contraintes du terrain.
Doté(e) d’un bon sens du service et d’une aisance relationnelle, vous communiquez avec professionnalisme auprès des équipes de vente, des managers, des clients et des services supports. Vous savez analyser les demandes, identifier les besoins de vos interlocuteurs et apporter des réponses adaptées avec réactivité et diplomatie.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez assurer un suivi administratif fiable et rigoureux.
Votre organisation, votre autonomie, votre polyvalence, votre sens du service et de la confidentialité, ainsi que votre capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités, seront des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction.
Votre candidature :
Nous vous remercions d’adresser, votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.