ASSISTANT GESTION D’ACTIVITE (F/H)

24 janvier 2024
CDI

Localisation

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75012 Paris 12e Arrondissement

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A propos

La Rmn-Grand Palais recherche pour la Cellule gestion d’activité de sa Sous-Direction de la médiation :

Un assistant gestion d’activité (F/H) en CDI

 La cellule gestion d’activité est chargée :

  • Pour l’activité des visites conférences : de la planification, la gestion des temps et des variables de paie ;

  • Pour la sous-direction de la médiation : de la réalisation des actes de gestion administratifs. 

 L’assistant gestion d’activité (F/H) en coordination avec les autres membres de la cellule est chargé de :

  • Planifier des conférenciers sur les visites Histoires d’art, notamment au musée du Louvre ;

  • Être l’interlocuteur des participants, en groupe ou en individuels, qui suivent ou veulent suivre les visites Histoires d’art ;

Votre mission

Sous la responsabilité de la responsable de la cellule gestion d’activité, la/le titulaire du poste aura pour missions principales de :

ASSURER LA PLANIFICATION DES CONFERENCIERS SUR LES VISITES HISTOIRES D’ART

  • Allouer dans les outils de planification les conférenciers retenus, procéder aux modifications de planning si nécessaire

  • Assurer la bonne transmission des informations (contrats, plannings) aux référents musées/prestataires, animateurs réseaux et conférenciers

  • Enregistrer la programmation de visites Histoires d’art dans les outils de planification et de réservation

ETRE L’INTERLOCUTEUR PRINCIPALDES PARTICIPANTS AUX VISITES HISTOIRES D’ART

  • Gérer les boites mail histoire d’art (histoire-info – histoire à l’école, etc.) : traiter les demandes de renseignements et/ou d’informations sur les programmes, et assurer la transmission des demandes hors champs d’action aux bons interlocuteurs

  • Assurer la bonne transmission des informations aux conférenciers, aux groupes et aux prestataires qui concourent à la planification

  • Etablir et transmettre des bons de réservation, suivre les paiements différés

  • Accompagner, en cas de besoin les visites Promenades, et en assurer la logistique (mise à disposition des audiophones, vérification de la liste des participants)

GERER LES MALETTES PEDAGOGIQUES HISTOIRES D’ART

Pour les mallettes pédagogiques Histoire d’art à l’école, en coordination avec les autres assistants gestion d’activité de la cellule :

  • Traiter et analyser les demandes de la boite mail histoire d’art à l’école, et assurer la transmission des demandes hors champs d’action aux bons interlocuteurs

  • Etablir des devis en tant que de besoin, vérifier le contenu des bons de commandes

  • Enregistrer les BDC dans les outils de suivi

  • Transmettre au Département Comptabilisé Ordonnateur les éléments de facturation

  • Transmettre à la plateforme Colifrance les informations nécessaires à la livraison des mallettes pédagogiques

 PARTICIPER NOTAMMENT PENDANT LES PERIODES DE CONGES ET D’ABSENCES DES AUTRES ASSISTANTS GESTION D’ACTIVITE AU TRAVAIL DE PLANIFICATION DE L’ACTIVITE DE VISITES CONFERENCES HORS VISITES HISTOIRES D’ART

Le profil idéal

De formation Bac+2 type BTS en gestion et/assistanat, vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum sur des missions similaires, idéalement acquise au sein d’un établissement public culturel.

Il est impératif sur ce poste de savoir gérer des plannings de travail en fonction des échéances, des priorités, des urgences, des aléas et des contraintes internes et externes, et en assurer le suivi informatique.

Vous êtes à même de  mettre en œuvre une procédure administrative telle que : transmission des éléments variables de paye, organisation de déplacements, de réunions, suivi de frais de mission…Vous savez analyser dans sa globalité et en toute autonomie une   demande   reçue   pour   bien la comprendre (objet, finalité, conditions   de réalisation...) et la prendre en compte de façon satisfaisante, avec le minimum d'erreurs, de perte de temps pour soi et pour les autres, la traiter à son niveau avec pédagogie, respect de l’autre, efficacité, pour identifier les besoins des interlocuteurs dans le cadre de votre activité. Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles qui vous permettent de répondre de façon claire et précise, par oral ou par écrit, à une demande de renseignements émanant d'interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs, prestataires...)

Vous êtes à l’aise pour accueillir les interlocuteurs au téléphone de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie, de la disponibilité. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur dans l'exécution de vos tâches et d’efficacité dans la gestion des priorités et des délais contraints. Doté(e) d'un sens du service, vous êtes reconnu-e pour votre capacité à travailler en équipe et en mode transversal.

Votre parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) et des logiciels dédiés à l’activité, vous permettra de réussir avec aisance dans les missions de ce poste.

 Conditions d’exercice du poste

  • Poste aux horaires individualisés,  

  • Présence requise ponctuellement les week-end,

  • Posté éligible au télétravail conventionnel.

 Votre candidature

Nous vous remercions d’adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.

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