Le GrandPalaisRmn recherche pour la Cellule gestion d’activité de sa Sous-Direction de la médiation :
Un assistant gestion d’activité (F/H) en CDD pour une durée de 18 mois
A sa réouverture, le Grand Palais se donne pour ambition d’être accessible à tous les visiteurs quel que soit leur âge, leur lieu de vie, leur appétence pour les lieux culturels, leur mode de visite. L’accueil des publics scolaires, périscolaires y sera notamment renforcé. Dans ce cadre, la sous-direction de la médiation est chargée du développement des publics scolaires, périscolaires, champ social et handicap.
Au sein de la cellule gestion d’activité, l'assistant gestion d’activité (F/H) est chargé du suivi opérationnel et administratif des groupes scolaires et périscolaires qui viennent au Grand Palais dans le cadre de partenariats. Elle/Il participe en coordination avec les autres membres de la sous-direction de la médiation à la conquête et à la fidélisation de ces publics.
Sous la responsabilité de la responsable de la cellule gestion d’activité, la/le titulaire du poste aura pour missions principales de :
PARTICIPER AU DEVELOPPEMENT DES PUBLICS SCOLAIRES ET PERISCOLAIRES
Prendre contact avec des établissements scolaires et organiser des présentations de l’offre du Grand Palais,
Assurer la bonne transmission des informations au sein de la sous-direction de la médiation.
PLANIFIER ET SUIVRE LA GESTION ADMINISTRATIVE AINSI QUE LA VENUE DES GROUPES SCOLAIRES
Planifier la venue des groupes scolaires dans le planning qui leur est dédié, notamment pour les établissements scolaires en partenariat avec le GrandPalaisRmn (répondre à une demande de groupe, proposer plusieurs créneaux de visites en fonction des visites…),
Enregistrer la programmation de visites Histoires d’art dans les outils de planification et de réservation.
Gérer les boites mail dédiées aux groupes scolaires et périscolaires souhaitant venir au Grand Palais, traiter les demandes de renseignements et/ou d’informations sur les programmes, et assurer la transmission des demandes hors champs d’action aux bons interlocuteurs,
Assurer la bonne transmission des informations aux conférenciers, aux groupes et aux services qui concourent à la planification,
Etablir et transmettre les modèles de conventions de partenariat simples, suivre leur signature,
Etablir et transmettre des bons de réservation, suivre les paiements différés,
Accompagner, en cas de besoin les visites Promenades, et en assurer la logistique (mise à disposition des audiophones, vérification de la liste des participants).
PARTICIPER NOTAMMENT PENDANT LES PERIODES DE CONGES ET D’ABSENCES DES AUTRES ASSISTANTS GESTION D’ACTIVITE AU TRAVAIL DE PLANIFICATION DE L’ACTIVITE DE VISITES CONFERENCES HORS VISITES HISTOIRES D’ART
De formation Bac+2 type BTS en gestion et/assistanat, vous justifiez d’une expérience de 2 ans minimum sur des missions similaires, idéalement acquise au sein d’un établissement public culturel.
Il est impératif sur ce poste de savoir gérer des plannings de travail en fonction des échéances, des priorités, des urgences, des aléas et des contraintes internes et externes, et en assurer le suivi informatique.
Vous êtes à même de mettre en œuvre une procédure administrative telle que : transmission des éléments variables de paye, organisation de déplacements, de réunions, suivi de frais de mission…Vous savez analyser dans sa globalité et en toute autonomie une demande reçue pour bien la comprendre (objet, finalité, conditions de réalisation...) et la prendre en compte de façon satisfaisante, avec le minimum d'erreurs, de perte de temps pour soi et pour les autres, la traiter à son niveau avec pédagogie, respect de l’autre, efficacité, pour identifier les besoins des interlocuteurs dans le cadre de votre activité. Vous disposez de qualités relationnelles et rédactionnelles qui vous permettent de répondre de façon claire et précise, par oral ou par écrit, à une demande de renseignements émanant d'interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs, prestataires...)
Vous êtes à l’aise pour accueillir les interlocuteurs au téléphone de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie, de la disponibilité. Vous faites preuve de réactivité, de rigueur dans l'exécution de vos tâches et d’efficacité dans la gestion des priorités et des délais contraints. Doté(e) d'un sens du service, vous êtes reconnu-e pour votre capacité à travailler en équipe et en mode transversal.
Votre parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …) et des logiciels dédiés à l’activité, vous permettra de réussir avec aisance dans les missions de ce poste.
Conditions d’exercice du poste
Poste aux horaires individualisés,
Présence requise ponctuellement les week-end,
Posté éligible au télétravail conventionnel.
Votre candidature
Nous vous remercions d’adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.