CHARGE DE RELATIONS PUBLIQUES ( F/H )

Sous la responsabilité de la cheffe du service des relations publiques, la/le titulaire du poste aura pour missions principales de :

PROPOSER DES ACTIONS DE RELATIONS PUBLIQUES ET LA DEFINITION DES CIBLES, LE PLUS EN AMONT POSSIBLE, AFIN DE METTRE EN ŒUVRE LA STRATEGIE DE RELATIONS PUBLIQUES DE L'ETABLISSEMENT ET DE PROMOUVOIR L'ENSEMBLE DE SES ACTIVITES (EXPOSITIONS ET EVENEMENTS) ET DES LIEUX QU’IL ANIME

• Suggérer de nouvelles idées de format pour les événements proposés ;

• Présenter des cibles pertinentes en fonction des manifestations, de la stratégie de communication définie et des retombées escomptées (aider à la recherche de marraines ou parrains pour accompagner et développer les expositions, cibler les invités VIP pertinents au regard de l’exposition ou de l’événement) ;

• Gérer des fichiers par secteur et par événement ;

• Etablir les listes institutionnelles par typologie d’invités.

GERER ET METTRE A JOUR LA BASE DE DONNEES DU SERVICE DES RELATIONS PUBLIQUES ET MODERNISER LES OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE

• Aider à la collecte d’informations pour modifier et mettre à jour la base, outre la revue de presse, les retours de mailings et les nominations officielles, réaliser des recherches sur internet ;

• Evaluer la fiabilité et la validité des sources et des informations, puis procéder régulièrement aux mises à jour ;

• Participer à la révision semestrielle des listes variées (officielles, Président, directeurs…) ;

• Préconiser des personnes pertinentes à ajouter au fichier ;

• Saisir de nouvelles fiches de contacts, mettre à jour les fiches existantes et les qualifier avec des tags pertinents ;

• Soumettre des solutions innovantes qui permettent l’efficience de l’activité du service. 

 CREER LES INVITATIONS DES EVENEMENTS DE RELATION PUBLIQUES

• Réaliser les cartons d’invitations papier et/ou électronique en relation avec le chef de projet et/ou les commissaires et/ou les autres services de la Rmn – Grand Palais ;

• Rédiger et contrôler les textes et logos qui doivent apparaître sur le carton d’invitation électronique ou papier ;

• Préparer le brief pour le graphiste, échanger avec lui tout au long de la chaîne de validation ;

• A partir de la base de données Augure, constituer des invitations dématérialisées ;

• En fonction de la volumétrie des opérations : préparer les demandes de devis et les envois de fichiers pour le routeur, ou bien éditer les étiquettes et procéder aux envois ;

• Collecter et traiter les réponses.

PARTICIPER A L'ORGANISATION DES DIFFERENTES OPERATIONS DE RELATIONS PUBLIQUES (VERNISSAGES, VISITES PRIVEES, PETITS DEJEUNERS, SOIREES PRIVEES RMNGP...) AU GRAND PALAIS, AU MUSEE DU LUXEMBOURG AINSI QUE DANS LES AUTRES LIEUX ET MUSEES OU SE DEPLOIE LA PROGRAMMATION DE LA RMN – GRAND PALAIS

• Etablir, diffuser et faire respecter un rétroplanning de tous les éléments de l’événement :

• Suivi financier : budget, devis, factures ;

• Réception : lieu, prestataires (traiteur, photographe, champagne, …) ;

• Invitation : création, ou le cas échéant, répartition des invitations de l’organisateur de l’événement, chaîne de validation, envoi, traitement des réponses ;

• Fichiers d’invités : demandes, relances, réception, traitement informatique ;

• Laissez-passer : demandes de quotas, tableau de suivi, brief, impression, distribution ;

• Déroulé : élaboration, validation, diffusion ;

• Contacter et assurer le suivi des prestataires du service en fonction des marchés passés par l’établissement ;

• Veiller à la création et à l’envoi des invitations ;

• Gérer les fichiers d’invités ;

• Veiller à la réalisation des laissez-passer des expositions : suivi des quotas, du graphisme et de l’impression ;

• Etablir le déroulé en concertation avec les partenaires ou le cas échéant l’organisateur de l’événement ;

• Organiser la venue des invités et établir le protocole pour les vernissages en lien avec les services concernés et les parties prenantes ;

• Accueillir les invités ;

• Coordonner le travail des prestataires (hôtes et hôtesses, traiteurs, autres intervenants) lors de l’événement ;

• Assurer la gestion des imprévus en amont et pendant les opérations ;

• S’assurer d’une visibilité de la programmation culturelle pendant toute la durée de l’exploitation (préconiser des cibles pour les visites, accueillir les invités lors des visites, traiter les demandes de laissez-passer avec une grande réactivité et disponibilité).

 ASSURER LE SUIVI FINANCIER DES EVENEMENTS

• Assurer le respect du budget de chaque événement sous sa responsabilité ;

• Demander des devis et des factures auprès des prestataires et les relancer en cas de besoin ;

• Assurer la transmission des numéros de commande au prestataire, traiter les données dans le logiciel des opérations financières (Arpège/Sage) et mettre à jour le tableau de suivi de dépenses du service.

 APPORTER SA CONTRIBUTION AU REPORTING REGULIER DE LA RESPONSABLE DE L'EQUIPE DES RELATIONS A LA DIRECTION

• Participer aux retours d’expérience et élaborer des documents de synthèse pour diffusion et/ou pour les archives ;

• Préparer des bilans d’expositions et d’événements incluant les spécificités des lieux et/ou des organisateurs ;

• Répondre aux demandes de la direction en termes de reportings.