La Réunion des musées nationaux - Grand Palais est un opérateur culturel dont la mission est de favoriser l’accès à la culture sur l’ensemble du territoire national, et au-delà. Elle regroupe des expertises d’excellence dans le domaine artistique et culturel : production d’expositions, accueil des publics, médiation, cours d’histoire de l’art, édition, gestion de boutiques de musées et édition de produits culturels, Ateliers d’art, agence photographique, acquisitions d’oeuvres d’art pour les collections nationales, ingénierie culturelle, innovation numérique… Celles-ci lui permettent de jouer un rôle singulier dans le monde culturel, avec une ambition : favoriser la rencontre du plus grand nombre avec l‘art, l’art de toutes les cultures, de toutes les époques et sous toutes ses formes.
Elle recrute pour les espaces commerciaux du château de Versailles et du Trianon :
Un assistant gestion d'activité (F/H) en CDI à temps plein
Les espaces commerciaux du château de Versailles et du Trianon accueillent des publics variés, amateurs éclairés et clientèle touristique, auxquels ils proposent une offre riche et diversifiée en lien avec les collections du château.
Ils sont composés de cinq points de vente permanents. En période d’exposition, un comptoir de vente temporaire peut être mis en place. Certains espaces sont à l’intérieur du parcours de la visite, d’autres sont accessibles sans entrer dans le château.
L’équipe est composée d’une cinquantaine de personnes et le chiffre d’affaires représente à peu près 15% du CA des espaces commerciaux de la RMN-GP.
MISSIONS PRINCIPALES
Planning : Horaires individualisés, du lundi au vendredi,
De par sa connaissance des interlocuteurs et des circuits internes et externes, l'assistant de gestion d’activité (F/H) assiste le chef de service sur le plan administratif et commercial, assure la coordination et le suivi des plannings, et effectue une partie du suivi administratif du personnel. Elle/Il a pour missions principales :
ASSURER LE SECRETARIAT ET ASSISTER LE CHEF DE SERVICE
Etre la personne référente pour instaurer des relations de qualité avec le concédant
Répondre à l’ensemble des demandes du concédant et réorienter aux personnes adéquates
Organiser et prendre en charge l’envoi et l’arrivée des courriers,
Prendre en charge les appels téléphoniques, la prise de messages, le premier accueil des correspondants en traitant la demande ou en renvoyant vers l’interlocuteur approprié
Gérer des agendas et organiser les rendez-vous et les réunions
Préparer les dossiers avant les rendez-vous ou les réunions en récoltant les informations nécessaires
Rédiger et mettre en forme différents types de documents (comptes rendus, courriers, rapports…)
Veiller à la bonne circulation des informations (AVP, compte rendus DP…)
Maintenir un classement fiable de l’ensemble des documents
PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE
Etablir des devis et des factures
Mettre en œuvre et suivre les interventions des prestataires internes et externes pour les problèmes de maintenance
Assurer la gestion administrative et la conformité de la livraison, du montage et démontage des mobiliers d’exposition (demande d’accès circulation, accompagnement sur place, ligne téléphonique et CB)
Suivi des ventes des expositions avec transmission des résultats
ASSURER LA COORDINATION ET LE SUIVI DE LA GESTION DES PLANNINGS
Veiller à ce que les éléments participant à la gestion des plannings soient traités et parviennent dans les délais aux différents acteurs (responsable du site, responsables de secteur, salariés, DRH), en instaurant une communication de qualité avec ces interlocuteurs.
Saisir toutes les informations validées par les responsables, qui impactent le planning global.
En collaboration avec les responsables de secteur, établir un premier planning des besoins de renfort, besoins qui seront consolidés et validés par le responsable de site,
Anticiper, coordonner et faire valider les différentes étapes afin que ces besoins soient transmis dans les délais fixés et selon les procédures établies, au chargé de ressources humaines,
Mettre à jour hebdomadairement le planning (prise en compte des modifications et des risques) et mettre en œuvre les ajustements en coordination avec les responsables,
Adapter le planning quotidien (remplacement des absents) en coordination avec les responsables.
Répartition des CDD par espace de vente et réalisation du planning hebdo en relation avec les managers
Etre un relai des CDD pour tout changement d’horaire et affectation
Gestion et vérification des demandes de remboursements salariés et suivi du circuit de validation
Remplir le tableau du suivi des retards
Etablir en lien avec les chefs de secteurs les éléments variables de paie des collaborateurs des espaces commerciaux
EFFECTUER UNE PARTIE DU SUIVI ADMINISTRATIF DU PERSONNEL
Réceptionner et traiter les arrêts maladie dans le respect des procédures établies : inscription au planning général, envoi à la DRH, alerte si procédures non suivies,
Suivre et mettre en œuvre les visites de reprise après arrêt maladie en relation avec le service de santé au travail,
Accueillir les personnels CDD en coordination avec les responsables de secteur : organisation du parcours d’intégration (formations, badge, inscription à la cantine, vestiaire…)
Distribuer et collecter les documents administratifs concernant les salariés.
Transmission à la DRH des variables de paye concernant les dimanches et les jours fériés.
Assurer le suivi des remboursements de frais des salariés dans le cadre de la prime d’habillement liée au dress code
De formation supérieure niveau Bac+2 en gestion et/ou assistanat, vous disposez d’une expérience de 3 ans minimum dans les métiers de l’assistanat de gestion vous conférant une bonne connaissance de l’ensemble des règles RH, dans l’établissement des plannings les autorisations d’absences et les temps de travail.
Vous savez gérer des plannings de travail en fonction des échéances, des priorités, des urgences, des aléas et des contraintes internes et externes, et en assurer le suivi informatique. Vous savez accueillir les interlocuteurs au téléphone ou sur place de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie et de la disponibilité, et entretenir des relations de qualité avec vos interlocuteurs.
Vous êtes en capacité d’analyser une demande reçue pour bien la comprendre et la prendre en compte de façon satisfaisante, avec le minimum d'erreurs, de perte de temps pour soi et pour les autres, la traiter à son niveau avec pédagogie, respect de l'autre, efficacité, etc. pour identifier les besoins des interlocuteurs dans le cadre de son activité.
Vous savez organiser votre travail en fonction des échéances, des priorités, des urgences, des aléas et des contraintes internes et externes. Vous maîtrisez et savez optimiser les fonctionnalités des logiciels bureautiques classiques.
Votre organisation, autonomie, polyvalence, rigueur, sens du service et de la confidentialité, votre aisance relationnelle et votre diplomatie seront vos atouts pour votre pleine réussite sur cette fonction
Votre candidature :
Nous vous remercions d’adresser, votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.